VSBfonds actief in gesprek met aanvragers voor donatie
Persoonlijk gesprek en speeddates zijn zinvol én leerzaam
De procedures voor het aanvragen van een donatie bij de Nederlandse fondsen worden als ingewikkeld ervaren. De drempel voor aanvragers lijkt hoog en de vraag is of je alleen met een schriftelijke aanvraag voldoende kunt aantonen dat jouw maatschappelijke of culturele initiatief past binnen de beleidslijnen van een fonds. VSBfonds leert veel door te luisteren naar de ervaringen van aanvragers. Persoonlijk contact lijkt een belangrijk verschil te maken, laten regioadviseurs Machteld Willemse en Bram Prinsen weten. ‘Met name onze online spreekuren zijn zinvol. Voor zowel de aanvrager als onszelf.’
Hoe komt het dat het gevoel bestaat dat fondsen moeilijk benaderbaar lijken?
Machteld: ‘Dat heeft denk ik verschillende oorzaken. Ten eerste heeft elk fonds zijn eigen doelstellingen. Je moet als aanvrager dus eerst uitzoeken bij welke fondsen jouw project past. Ten tweede hikken veel potentiële aanvragers aan tegen de aanvraagprocedure. Je moet een behoorlijk gedetailleerd en onderbouwd projectplan inleveren om in aanmerking te komen voor een donatie. En eerlijk is eerlijk: tot een paar jaar geleden waren wij nog echt traditionele donatieadviseurs. Die - overdreven gezegd - op afstand zaten te wachten tot de aanvragen binnenkwamen. En vervolgens stapels aanvragen op hun bureau zaten te verwerken. Lezen, beoordelen en vervolgens beslissen. Wij hebben geluisterd naar de ervaringen van aanvragers. Inmiddels zijn we een stuk pro-actiever en willen we open en benaderbaar zijn.’
Hoe zorgen jullie ervoor dat de drempels voor aanvragers worden verlaagd?
Bram: ‘We zijn gaan werken met regioadviseurs. Machteld en ik bedienen de provincies Groningen, Friesland en Drenthe. Het idee van VSBfonds was om eens per maand donatiegesprekken op locatie te voeren. In de regio zelf, waar mogelijk op de locatie van een regionale partnerorganisatie. Daar stak de coronapandemie een stokje voor. Wel hebben we in die tijd online gesprekken met aanvragers gevoerd. Dat was een eye opener. Persoonlijk contact maakt een belangrijk verschil. Op basis van die ervaring hebben we op onze website online speeddates aangeboden. Aanvragers konden er met een eenvoudige planningstool een videobelgesprek van 20 minuten boeken. De belangstelling daarvoor was groot, de agenda was in no time volgeboekt.
Wat levert persoonlijk contact op voor aanvragers?
Machteld: ‘Even face-to-face met elkaar kennismaken. Een aanvrager die ons kort zijn projectplan kan voorleggen. Voor ons de mogelijkheid om snel inzicht te krijgen en direct aanvullende vragen te stellen. Advies geven, bijsturen. Mensen onder elkaar. Allemaal zaken die in korte tijd duidelijk maken of een aanvraag kansrijk is of niet. Bij geschiktheid kan de aanvrager de donatieaanvraag verder in gang zetten en insturen. Dat werkt snel en verhelderend voor beide partijen.’
Wat als een aanvraag niet geschikt blijkt te zijn?
Bram: ‘Ook dan kunnen we duidelijk uitleggen wat daarvan de redenen zijn. Het leidt tot meer begrip dan wanneer je een brief stuurt. Onze ervaring is dat aanvragers veelal dan ook niet teleurgesteld zijn, maar het gesprek toch als inspirerend ervaren. Het is toch iets anders dan een veel onpersoonlijkere afwijzingsbrief. Soms komen ze later bij ons terug met een nieuwe of een aangepaste aanvraag. Soms kunnen we aanvragers aan elkaar koppelen. Omdat hun initiatieven in elkaars verlengde liggen. Of we wijzen hen op andere fondsen waar hun project beter bij past.
Wat levert het jullie als regioadviseurs van VSBfonds op?
Machteld: ‘Voor ons is het dé manier om in korte tijd veel nieuwe initiatiefnemers te leren kennen. En te weten te komen wat voor mensen, doelen en drives er achter een donatieaanvraag zit. Zo weten we steeds beter wat er in de regio speelt. Aanvragers vertellen het ook weer door in hun netwerk: met VSBfonds kun je in gesprek. Kort, krachtig en concreet. Ze kennen ons als adviseurs ook persoonlijk, de afstand verdwijnt. Even Machteld of Bram bellen. Zo bouw je waardevolle relaties met elkaar op en worden maatschappelijke en culturele initiatiefnemers en wij ook gelijkwaardige partners. Naast online speeddates gaan we uiteraard ook weer kijken op welke manieren we de regio in kunnen trekken om het gesprek met aanvragers aan te gaan. Want fondsen en aanvragers hebben elkaar nodig om gedeelde doelen en belangen na te streven. Al met al verlaagt het de drempel om aan te kloppen bij ons fonds. En ook niet onbelangrijk: het maakt ons werk ook nog eens een stuk leuker.’
‘Ik heb de gedachte achter mijn idee
in een persoonlijk gesprek kunnen verduidelijken.’
Maak zelf een speeddate om te praten over jouw initiatief!
Klik hier en selecteer op deze pagina jouw provincie. Bekijk vervolgens de agenda met actuele speeddates in jouw provincie.
De Wettertour: aanvraag eerst afgewezen … later toch een donatie!‘De Wettertour stond gepland voor 2020’, vertelt creatief producent Evert Haagsma. ‘Een spektakel met een mix van sport, theater, muziek en video. Over de geschiedenis van een oude watertoren. Plaats van handeling: zwembad Sportstad Heerenveen. Ik deed een schriftelijke donatieaanvraag bij VSBfonds, maar deze werd afgewezen. Door corona werd vervolgens De Wetttertour afgeblazen. In 2021 deed ik een nieuwe poging. Met een aangepast projectvoorstel. Daarmee wekte ik alsnog de interesse van VSBfonds. En het was de aanleiding tot een gesprek met de donatieadviseurs van VSBfonds. Oorspronkelijk dacht men dat het vooral een sportspektakel zou worden. En sport is een thema dat VSBfonds in principe niet ondersteunt. Maar ik heb de gedachte achter De Wettertour in dat persoonlijke gesprek kunnen verduidelijken. In Heereveen is sport binnen de gemeenschap heel groot, terwijl kunst en cultuur onderbelicht en daarmee minder in trek zijn bij de mensen. Ik wilde via de sport mensen enthousiast maken voor het maken en beleven van kunst en cultuur. Sport en cultuur en profs en amateurs met elkaar verbinden. Voorbeelden? Waterpolojeugd in spectaculaire pakken speelden vechtscènes in het water. Die stoere sporters werden zo ineens acteurs en vonden dat geweldig. Ook jonge zeemeerminnen, kunstzwemmers en wedstrijdzwemmers pakten hun rol in en om het water. De scoutingjeugd nam het volledige decor voor zijn rekening. En er deden ook zowel professionals als amateurs uit de musical- en muziekwereld mee.’
Sport en cultuur verbinden
|
